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福岡の部下育成スペシャリスト・今さら聞けない、部下への「ホウレンソウ」の求め方

今さら聞けない、部下への「ホウレンソウ」の求め

いつなら話を聞けるか
忙しくても部下に伝える

仮説は修正しながらよりよくしていく、というのは理解していただけたかと思います。

 仮説を修正していくうえで、部下からのホウレンソウ(報告・連絡・相談)は非常に重要です。部下から情報を吸いあげることで、より多角的な視点から仮説を検証できるからです。

 ホウレンソウは、山種証券(現SMBC日興証券)で社長を務めた山崎富治が社内キャンペーンで広めたといわれていて、今では社会人に必須のビジネススキルとして浸透しています。このホウレンソウを部下に実践させるうえで、覚えておいてほしいルールがあるのでご紹介しておきます。

 まずは、どんなに忙しくても、「いつなら話を聞けるのかを伝えること」です。

 リーダーは忙しいので、部下から話しかけられてもあと回しにしてしまいがちです。あと回しくらいならまだいいのですが、そのまま忘れてしまうことも少なくありません。

 「今、忙しいんだ」としかいわないと、部下はいつ話しかけたらいいかわからず、だんだんとホウレンソウをしなくなってしまいます。部下から情報が上がってこなくなって一番困るのは間違いなく上司です。

部下の判断のみで仕事を進めた結果、何かトラブルが起こったとしたら、それは上司の責任になります。

 そのような事態に陥らないためにも、上司は必ず「いつなら話を聞けるのか」を部下に伝えておきましょう。「毎週水曜日の9~11時は部下のホウレンソウを聞く」とルール化してしまうのもおすすめです。

時間が取れないときは
「メモ」に書かせる

また、忙しくてなかなか部下の話をゆっくり聞く時間がない場合は、メモでホウレンソウしてもらうのもいいでしょう。いきなり話を聞くのではなく、まずは上司に伝えたいことをメモにして渡してもらうのです。

 こうすると、上司は時間の都合をつけやすくなりますし、考える時間も持てます。

 メモを見て、さらに情報が欲しいときは、時間をつくって部下に直接ホウレンソウしてもらいます。概要は事前にメモを見て把握しているので、ホウレンソウもかなりスムーズに行なえるはずです。

 私がマネジャー層を対象に研修をしていると、「部下が何をいいたいのかわからない」という悩みがよくあがります。

「取引先のA社と進行中の商談について」などという、具体的な話をなるべく短くまとめて話してほしいのに、いくつもの相談を一度にしてきたり、説明が要領を得なかったりして、アドバイスができないというのです。

 この悩みを解決するのにも、ホウレンソウのメモ化が役立ちます。メモをつくる過程で、部下自身のなかでも「伝えたいこと」が整理されていくのです。

 簡単にまとめると、何の話なのか。これを部下に意識してもらうためにも、メモによるホウレンソウを導入してみてください。

緊急事態には
ホウレンソウなど無視する

 しかし、例外ももちろんあります。トラブルが発生したときなどは、リーダー自らすぐに対応しなければなりません。

 たとえば花王では「クレームはとにかく最優先で対応しなさい」と教えられていました。

 つまり、部下はすぐさま上司に伝え、上司はすぐさま対応に動かなくてはいけないということです。

 私自身、販売本部から電話があり、「得意先からクレームが来ているから、対応してほしい」といわれ、他の仕事をすべて放り出して相手のもとへ向かったことがあります。

 こういった危機的状況のときに、ゆっくりメモを待っている余裕はありません。先方のところに向かいながら、部下に事情を聞き、具体策を考えなければなりません。

 とにかく、緊急事態にはホウレンソウのルールなど無視してでも対応しなければなりません。

「何かトラブルが起こったときには、真っ先に報告してくれ」と常日頃からリーダーが伝えておかなければならないのです。

「報連相」ではなく
「連報相」が理想

 いうまでもなく、報告・連絡・相談はビジネスの場において、どれも大切です。

 通常、ホウレンソウは、言葉の順番通り、「報告→連絡→相談」の順で行なうことが推奨されています。

 しかし、ホウレンソウは、そもそも「ほうれん草」の語呂に合わせただけで、どの順番で行なえばいいかは考える必要があります。

 私は、連絡を最初にするべきではないかと考えています。まず連絡、次に報告、最後に相談という流れが、仮説のために一番役立つからです。

 つまり、レンホウソウが理想なのではないかと考えているわけです。

 まず、上司が知るべきだと考えた情報は逐一「連絡」しておきます。そして、仕事に何か進展があったときには「報告」をします。今後どう進めればいいのか迷っているようなときには「相談」をします。

 このように、「連絡→報告→相談」の順に重要度が高くなっていくのです。仮説という視点で考えると、連絡と報告は、上司自身の仮説の修正に役立て、相談は、部下の仮説を一緒になって検証していくというイメージです。

 これからはホウレンソウではなく、レンホウソウをキーワードに、日々のマネジメントを行なってみてほしいと思います。

リーダーが率先して
仮説をぶつけ合う機会をつくる

 チーム内で仮説を語り合う雰囲気が出てくると、自然と議論が活発になります。

 だからこそ、仮説をぶつけ合う場の設定もリーダーの大切な役目になります。

 まずは会議の場で仮説について話してみるといいと思いますが、理想的なのは、ちょっとした会話のなかで自然と仮説を伝えられるようになることです。

 慣れるまでは戸惑いもあるかもしれませんが、自由に伸び伸び仮説について話せる場があることで、チーム全体の仮説力、検証力を伸ばしていくことができます。

「この仮説について、君ならどう考える?」

 このように、まずはリーダーが率先して、皆に問いかけながら、考えを深めていくことが重要です。

 また、意図的に「私はこう思う。なぜなら○○だから」という話し方をすると、部下にも自然と「考え+理由」で話す意識が浸透していくことでしょう。こういう意識が仮説を考えるうえでも役立ちます。

 先輩の経験にもとづいた意見を聞ける。後輩の今までにない新鮮な意見も聞ける。これは、チームのメンバーにとって大きなメリットとなります。

 楽しく、活発な議論を繰り返すことで、精度の高い仮説が見えてきて、チーム全体の成果が上がっていくのです。

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